練習寫商用英文Email的七個技巧

現代的國際商務往來非常頻繁又快速,英文信件在商業上的應用也顯得更加重要,尤其全球的網路現在非常普及,商用英文Email已逐漸取代以往的傳統書信,並成為大多數企業迅速和外國客戶書面溝通的常用工具之一。所以因應未來商場上的需求,無論你是學生或是職場的上班族,在學習英語過程中,練習寫商業Email是一個不可忽視的重要課題,這也是未來求職或升遷加薪不可或缺的語言應用能力。

雖然大多數人或許曾經有寫英文電子郵件給朋友的經驗,你可能不會特別去留意是否有語法錯誤,也可能會隨性用很多英語的現代流行語或彼此之間的習慣用語。但是寫給同事和經常書信往來的客戶的商業英文Email就大不相同了,這時必須按常用的正式格式寫得更慎重一點,畢竟每個人都希望一封簡潔明確的Email能讓同事、上司和客戶留下良好的印象。

更何況這些彼此往返的英文電子郵件極有可能被歸檔、收錄為公司的檔案文件,甚至在某些時刻更具有法律效用,因此你在練習寫正式的商用英文Email時,一定要比一般英文書信寫來得更謹慎。

Youtube影片 – 如何寫商用英文Email

但是你要如何確定自己所寫的英文電子郵件能達到一定的標準呢?究竟該如何訓練寫商業英文Email呢?以下是與大家分享的一些簡單但卻是重要的寫作技巧,讓你可以輕鬆學會寫好職場上使用的英語Email:

1. 使用簡短明確的主題(Subject Line)
在寫Email時,簡短直接而引人注意的主題相當重要,每個人工作上所接收的大量商業電子郵件就是藉由主題行(Subject Line)來歸納區分。清楚而簡短的標題能讓收件者快速瀏覽後,迅速釐清每封信件的重點內容,並依其輕重緩急做適當的後續處理。
所以,重點不夠清楚的主題很有可能會讓對方低估或忽略這封電子郵件的重要性。在寫標題時也要避免使用非正式的英文俗語、俚語或是像LOL,BRB等簡訊用詞,如果是重要的信件,建議使用強烈且緊急的英文單字如「Urgent」、「ASAP」等來加強其重要性和急迫性。
2. 郵件內容要簡潔明確
在正式的商用英文Email中,因應商務溝通的需要,通常以簡潔明確的內容直接要求採取具體行動,所以盡量使用簡短的簡單句子,越容易得到對方的回覆,就越能提升企業間的溝通效率,而較長或複雜的句子則容易造成難以閱讀和理解,甚至導致語意混淆。
3. 考慮收件和閱讀者的職位斟酌用詞
當你在寫商用英文電子郵件時,別忘了稍為想一下,到底是你的同事、顧客或是上司在閱讀?確定了收件與閱讀的對象之後,再斟酌要使用正式或非正式的單字與用詞。
以下就是兩者之間區別的例子:
非正式:Thanks for the email of 15 February.
正式:Thank you for your email received 15 February.

非正式:Sorry, I can’t make it.
正式:I am afraid I will not be able to attend.

非正式:Could you…?
正式:I was wondering if you could…?

雖然大多數商業往來的英文電子郵件都會使用避免爭議的字詞跟句子,但若是寫給認識的同事,可以不用拘於形式,儘量使用彼此熟悉的交談方式輕鬆寫,例如使用非正式的 “Don’t forget”,”Catch you later”, “Cheers”等日常生活用語。
但是如果對象是客戶或是上司主管,則要更慎重其事,絕對要避免拼錯單字音、使用了錯誤的文法、或隨意加上非正式的英文俚語與流行用語。
4. 注意大寫字母、標點符號、拼字和基本文法
雖然在寫給朋友的非正式Email裡,你可能不在意大寫字母、標點符號、拼寫和基本句子文法的錯誤使用問題,但在企業的商用英文電子信件中,這些細節對公司的形象非常重要,務必記得在寄出Email前,自己多花幾分鐘的時間,再次檢視內容,以免發生不必要的錯誤。
5. 考量文化差異的英文表達方式
世界上不同國家文化差異的會有不同的語意表達方式,有時要避免在英文信件中使用比較直接的語句,所以你要注意收件對象的語言文化,並在商用英文Email裡盡量避免過於直率或不禮貌的詞句。例如要使用「I need this in half an hour.」時,不妨調整為較禮貌的「Would it be possible to have this in half an hour?」,而「It’s a bad idea.」也可調整為「To be honest, I’m not sure it would be a good idea.」。
6. 使用積極正面的英文單字與詞彙
你所寫的Email內容中可以顯示你的生活態度,所以寫給對方的電子郵件務必選擇使用積極與正面的單字與詞句。你應該儘量運用Helpful, Good question, Agreed, Together, Useful, I’d be delighted, Mutual, Opportunity等英文單字。而且避免在信中使用Busy, Crisis, Failure, Forget it, I can’t, It’s impossible, Waste, Hard等比較消極詞意的單字。
7. 務必校對郵件並修正錯誤
在寫好英文信件後,校對內容是相當重要的一環,你可以利用線上文法檢查軟體即時校對你的Email,並找出錯誤的文法或單字。另一方面,建議你可以從所收到的英文信件中學習實用的句子,並記錄在筆記本裡,以便將來運用在自己所寫的郵件上。
一個在職場上的上班族一定要學會寫好商用英文Email,利用以上七個實用的寫作技巧,自己利用時間多練習寫,並且藉由和他人信件往來中學習單字和詞句用法,磨練一段時間之後,你必定也能夠輕鬆寫好一封簡潔又有明確內容的商務英文電子郵件。


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