你知道在辦公室接聽英語電話時的正確用語或常用口語嗎？你是否在電話中和客戶用英語進行商業溝通而感到緊張？你瞭解了職場英文電話應答的技巧與必要禮儀嗎？
如果英語不是您的母語，用英語進行電話交談似乎也很困難，尤其是在撥打或是接聽商務電話。對於職場上的上班族來說，如果您能夠學會電話交談常用的英文對話用語或句子，那麼您要用英語接聽商務電話就會變得容易多了。如果您能夠學好商業英文電話接聽技巧與正確的禮儀，在和外國人進行溝通時才能得心應手，並達成工作任務。
但這並不是很容易做得到，因為透過電話交談時，根本看不到對方，所以必須培養英語聽力，密切傾聽來電者所說的內容或要求事項。以下就是一些在辦公室接聽客戶電話時，經常會使用到的商務英語常用對話句子或用語，希望對你的自我練習能有所幫助。
接聽電話 (Answering the Phone / Taking a call)
在工作中接到電話時，希望專業地問候來電者，您可以套用以下兩種句型來打招呼：
Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?
你好/早安/午安。 [公司名稱]，我是[你的名字]，我能幫你什麼忙嗎？
舉例來說，如果您的名字是Alice，並且在 ABC Company 工作，您可能會說：
Good morning! ABC Company, Alice speaking. How may I help you?
早安！ 這是ABC Company，我是Alice，我能為您服務嗎？
這很快告訴來電者你是誰，然後聽他們說明為什麼打電話過來。
其他例子如下：
Good Morning, Thank you for calling ABC Company. How can I help you today?
早安，這裡是ABC公司，需要為你服務嗎？
Thank you for calling Peterson’s.
這是Peterson，感謝您的來電。
[Company name], [your name] speaking.
[公司名稱]，我是[你的名字]。
第二個句型是較短的問候語：ABC Company，, Alice speaking.
您也可以使用“This is [Alice]”來替換“[Alice] speaking.”
更多例句如下：
Marketing Department. Evelyn Speaking. How may I help you this afternoon?
我是市場行銷部的Evelyn，需要為你服務嗎？
Good afternoon, this is Stephanie. How may I direct your call?
午安，Stephanie為你服務，請問你要轉接的分機號碼？
商務英文電話對話用語與禮儀
打電話 (Making a call)
如果你是撥打電話的人，您可以參考以下任一個句型來問候對方：
Hello, this is [your name] from [company name].
你好，我是[公司名稱]的[你的名字]。
例如，如果您是Alice並且在ABC Travels工作，您可能會說：
Hello, this is Alice from ABC Travels.
你好，我是ABC Travels的Alice。
如果你知道來電者對你不太熟悉，你可能需要使用包括姓在內的全名。
Hi, it’s [your name] from [company name].
嗨，我是[公司名稱]的[你的名字]。
您也可以說：“Hi, it’s Alice from ABC Travels”以開始電話交談。
請參考以下更多自我介紹的例句(Introducing Yourself )：
This is Kelly Erickson from West Marketing.
西方行銷公司，你好，我是Kelly Erickson。
Hi, this Paloma from Tidy Cleaning Service.
Tidy清潔服務公司，你好，我是Paloma。
Hello, my name is Janet. I am one of your customers.
你好，我是你們的客戶，名字是Janet。
詢問來電者姓名 (Asking for the Caller’s Name)
如果您接到電話後，需要知道來電者的姓名，請說以下任一句子來詢問對方：
Who’s calling?
請問貴姓大名？
Can I get your name, please?
請問如何稱呼？
要求與某人談話 (Asking for somebody)
確切地知道您想與誰交談非常重要，您可以套用以下任一句子：
May I speak to [person’s name]?
我可以和[人名]談談嗎？
例句如下：
May I speak to Mr. Smith?
我可以和史密斯先生談談嗎？
這是一個問句，比下一個範例更有禮貌。
I’d like to speak to [person’s name], please.
我想要和[人名]說話。
例如，“I’d like to speak to Mr. Smith, please.”。當你非常確定這個人可以與你交談時，你可以使用這個句型。
其他例句：
Is Paulo Rodriguez available?
請轉接 Paulo Rodriguez。
Can I speak to the head of the marketing department?
能幫我轉接給營銷部門的主管嗎？
Is Mary Smith there?
麻煩請Mary Smith接電話。
I’d like to speak to the person in charge of the upcoming Gala.
請將電話轉接給晚會負責人。
轉接電話 (Transferring/Connecting the Caller to Another Person)
Please hold, while I connect you to him.
轉接中請稍後。
I’ll put you through to Mr. Shapiro’s phone. If you get disconnected for some reason his direct extension is 4562.
我將把你的電話轉給分機號碼4562的Shapiro先生接聽。
I’m connecting you right now.
我馬上為你轉接。
給出打電話的理由 (Giving reasons for calling)
在電話交談開始時，最好澄清你打電話的原因，這有助於雙方談論相關內容。您可參考以下範例：
I’m calling to ask about/discuss/clarify…
我打電話詢問/討論/澄清……
例句：
I’m calling to ask about your current printing promotion.
我打電話是要詢問目前的印刷促銷活動。
I just wanted to ask…
我只想要詢問……
例句：
I just wanted to ask if you need any more articles for next month’s magazine.
我是想問一下你下個月的雜誌是否需要更多文章。
Could you tell me…?
你能告訴我……？
例句：
Could you tell me the address of Friday’s networking event?
你能告訴我星期五網路活動的地址嗎？
短暫閒聊 (Small talk)
無論何時你想與某人保持友好關係，你可用閒聊的方式，您可向他們詢問一天過得如何，或者談得更具體一些。以下就是您可參考使用的句型範例：
Hi, [first name], how are you?
嗨，[名字]，你好嗎？
How are you getting on with…?
你最近的……如何呢？
例句：
How are you getting on with preparations to change office buildings next month?
您下個月更換辦公樓準備如何呢？
代為留言給某人 (Taking messages)
如果您接聽電話而且來電者想要找的人不在，您應該幫忙來電者留言，您可以套用以下任一方式來說：
I’m sorry, she/he’s not here today. Can I take a message?
對不起，她/他今天不在，我可以幫您留言嗎？
I’m afraid he/she’s not available at the moment. Can I take a message?
很抱歉，他/她現在不在，我可以幫您留言嗎？
Mr. Berg is not taking calls right now. Can I take a message?
柏格先生現在無法接聽電話，需要幫你留話嗎？
如果您沒有告訴來電者“他/她”為何不在，但是如果您知道原因，並且要向來電者說，您可以套用以下句子來說：
I’m afraid she’s in a meeting until 4 p.m. Can I take a message?
很抱歉，她開會到下午4點，我可以幫您留言嗎？
I’m sorry, Ms. Thorsen is in a meeting until 10. Would you like to call back again later?
對不起，Thorsen小姐開會到10點後才有空，請你稍後再撥。
Jonathan is out today. Can I forward you to his voicemail?
喬納森今天不在，需要將你的來電轉到他的語音信箱嗎？
He’s with a patient right now. Would you like to hold?
他正在忙，你要稍等一下嗎？
She’s on the phone now. Can I have her call you back later?
她正在通話中，你要她稍後回電話嗎？
您可以使用以下短句，禮貌地詢問來電者是誰。
Could I ask who’s calling, please?
我可以問一下您的姓名嗎？
在您記下來電者的留言後，您可以說出以下這句話：
I’ll give him/her your message as soon as he/she gets back.
一旦他/她回來，我會轉達您的留言。
留言給某人 (Leaving messages)
當您打電話給某人，但是她/他不在時，您應會想要留言，這時你可以套用以下句子來說：
Could you please take a message? Please tell her/him that…
你能不能代為留言？ 請告訴她/他……
例句：
Could you please take a message? Please tell her that Cindy from accounting called about Mr. Shapiro’s expense reports.
你能不能代為留言？ 請告訴她，會計部的Cindy來電話詢問夏皮羅先生的費用報告。
I’d like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
我想留言給她/他，請告訴他/她……
例句：
I’d like to leave him a message. Please let him know that tomorrow’s lunch meeting is cancelled.
我想留言給他，請告訴他明天的午餐會取消了。
詢問某人何時會在 (Asking when somebody will be available)
如果您不想留言，但要詢問可在什麼時候再次打電話，請使用以下簡短的用語：
When is a good time to call?
最好什麼時候可再打電話呢？
When is she/he going to be back?
她/他什麼時候會回來？
詢問信息 (Asking for information)
當你要求別人給你信息時，禮貌是很重要的。在這種情況下，使用情態動詞(modal verb)“could”和問句是有幫助的，範例句子如下：
Could I ask what company you’re with?
我可以問一下你在那一家公司嗎？
Could you give me your mobile number, please?
你能告訴我你的手機號碼嗎？
要求對方重複信息 (Asking the other person to repeat information)
接聽電話總是需要處理一些問題，如果您聽不清楚或是不能完全了解來電對方說的話，您想要求對方重複說一次，您可參考以下對話句子：
I’m sorry, could you please repeat that?
對不起，請你再說一遍？
I’m sorry, I didn’t get that. Could you repeat yourself?
對不起，我聽不懂你的意思，能否再說一次？
I’m sorry I can’t hear you. Could you speak a little louder?
對不起，電話聲音聽不清楚，可以說大聲一點嗎？
如果你必須寫下姓名，您可以用以下任一句詞句來要求通話者為你拼出單字：
Could you spell that for me, please?
你能為我拼出那個字嗎？
How do you spell that, please?
你怎麼拼寫那個字呢？
Could you please spell that?
你能否逐字拼出來？
如果要仔細檢查重複說的重要信息，您可應用以下句型向對方說：
Let me see if I got that right.
讓我看看我是否做對了。
例句：
Let me see if I got that right. Your name is Barack Obama, O-B-A-M-A, and your phone number is 555-222-1111, correct?
讓我看看我是否做對了。你的名字是 Barack Obama，O-B-A-M-A，你的電話號碼是 555-222-1111，對嗎？
有時電話線路的通訊品質很糟糕，您可以請對方說話大聲一點：
Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.
我聽不太清楚，你可以說大聲一點嗎？
每當你不理解某事時，如果要請求對方為您重複一遍，參考句子如下：
I’m sorry, I didn’t catch your first name.
對不起，我沒聽清你的名字。
如果是來電者打錯電話，你可以說：
I’m sorry, you have the wrong number.
對不起，你打錯電話了。
做出安排 (Making arrangements)
如果你必須做出一些安排，在協商時要保持禮貌。以下是你可參考的一些詞句：
Shall we say January 20?
1月20日好嗎？
How about the following week?
那個星期怎麼樣？
Would the week of January 18 work for you?
1月18日那週你可以嗎？
尋求建議 (Asking for suggestions)
當您必須做決定時，您要尋求其他人提出建議，下列對話用語可供您參考：
What would you suggest?
你會建議什麼？
Do you have a time/place in mind?
你有想到時間/地點嗎？
發出請求 (Making requests)
當你要求別人幫忙時，禮貌是必要的，請在你的詞語裡使用“could”和“please”，例句如下：
Could you send me an email with the detailed offer?
你能給我發一封詳細報價的電子郵件嗎？
Do you mind sending me the report again, please?
你可以再給我發一份報告嗎？
承諾採取行動 (Promising action)
當事情即將在某種情況時，您答應採取行動，您可套用以下例句。在英文中，我們不會在“as soon as”之後使用未來式。
I’ll ask him to call you as soon as he gets back.
我會讓他一回來就打電話給你。
I’ll send you the report as soon as possible.
我會盡快寄給你報告。
表明無能為力 (Saying you cannot help)
有些情況下你無法幫助對方，也許很難這麼說，但語氣要堅定而有禮貌：
I’m afraid I can’t give you that information.
很抱歉，我不能告訴你那些信息。
Sorry, but I’m not allowed to give details about that.
對不起，我不被允許詳細說明。
結束通話 (Ending a call)
您可以使用以下任一句話來感謝對方的來電或幫助：
Thank you very much for your help.
非常感謝你的幫助。
Thanks for calling.
謝謝你的來電。
Thank you for your time.
謝謝你的時間。
其他對話範例句子：
Thank you for calling North Star Roofing. Have a great day.
感謝您的來電，祝你今日事事順心。
Thanks for calling, Mr. James. Is there anything else I can help you with today?
詹姆斯先生，謝謝您的來電，今天還有其他事情，需要為你服務嗎？
Have a nice day.
祝你今天愉快。
Be sure to contact me if you have any more problems.
如有任何問題，歡迎聯絡。
Don’t hesitate to call again.
歡迎再次來電聯絡。
上班族在職場上學習如何使用商用英文電話應對口語與禮儀，將有助於工作上的表現，另一方面，當練好了以上辦公室電話對話使用的英文例句與用語，相信你在接到外國客戶的來電時，會更有信心用英語和對方進行商務溝通。