在寫英文email或者信件時，以適當的、真誠的語氣寫下開頭的問候語是相當重要的，特別是在寫求職信或感謝信這類的正式信件時。
至於怎樣才是合適的語氣要取決於你對收信者的了解程度，你寄出信函的目的，以及你是在寫一封郵寄的信件或email。通常，電子郵件中的稱呼語不像打印的書面信件那麼正式。
在發送英文email時，您可能希望在後續往返的電子郵件通信中改變您的問候語，儘管 “Dear” 適用於第一封發送的電子郵件，但是在進行一連串的的email通信時，重複使用相同的一個問候語可能會讓人覺得過於單調。在這種情況下，可以使用後續的稱呼語，例如“Hello again, Name” ，或是甚至可以使用您的收件人姓名而不需開頭問後語。
開頭問候語的類型
由於問候語是收件者打開信函或email將會最先看到的文字，因此您必須傳達適當程度的熟悉和尊重。根據您發送的信函，您可能希望讓對方感受到你的友善或專業。以下就來說明英文email或信件常用的開頭問候語與稱呼語。
Dear:
這種稱呼在很多情況下是適當的，無論你是否熟悉收件者，或者他們是商業熟人，潛在雇主還是主管。如果您熟悉此人，只要使用他們的名字就可以。
對於潛在的雇主或主管，除非您被特別要求使用他們的名字(first name)，否則請始終使用“Mr.”或 “Ms.”（當您知道該女方是已婚或單身時，才適合使用“Mrs.”或“Miss”，）。
對於商業熟人或同事，您可根據您對該人的了解程度，決定是否適合僅使用名字(first name)。
如果您們是以名字相稱，那就請使用它，例如“Dear Mike,”。 如果您不確定，請使用“Mr./Ms. Lastname,” ，或者“Mr./Ms. Firstname Lastname,”。 如果從你的聯繫人姓名無法看出性別，例如“Taylor Brown”，並且你不確定你的收件人是女性還是男性，那麼使用“Dear Taylor Brown,”也是合適的。
當您的信件或email開頭使用 “Dear” 作為問候語時，請在該人的姓名後面加上逗號或冒號，範例如下：
Dear Mr. White:
Dear Mr. White,
Dear Mr. Mike White:
Dear Mr. Mike White,
Dear Mike:
Dear Mike,
逗號是比較適合用於電子郵件。如上所述， “Dear” 可能會被認為略顯過時的用語，特別是在現今的email通信中。雖然它適用於第一封發送的電子郵件，但最好在後續聯繫的電子郵件中改用到其他問候語，例如“Hi again,”。
To Whom It May Concern:
如果您的商務英文email或信函沒有特定的收件人時，你就可在信件開頭使用“To Whom It May Concern:”這句用語。例如您在進行查詢或申請工作，而您不知道對方聯絡的人員時，你可以使用這句話。儘管如此，您應該盡一切努力找到特定聯繫人的姓名。
Dear Sir or Madam:
如果您知道收件人的性別，請使用適當的稱呼語，但是如果您不確定時，則使用“Dear Sir or Madam,”。 這應僅在您沒有收件人的姓名時使用，因為您的email或信件應盡可能使用合適的問候語。
Greetings,
“Greetings,” 或者 “Good Morning,” 、 “Good Afternoon,” 這些問候語可使用在英文email的開頭，它們比“Hello”和“Hi”較正式一點。
Hello:
這用語僅適用於電子郵件通信，主要與您熟悉的人，或在非正式的場合使用。
Hi:
這適合與你熟悉的人進行私人的、非商務性的電子郵件通信時使用。
Hi All, 或 Dear Team,
當你寫email給幾個人時，你開頭可以寫像 “Dear John, Dan, and Mike” 或寫 “Hi Sarah and Jenny.” 。 但您還可選擇使用群組問候語，例如 “Hi All,” 或 “Dear Team,”。