我們之前一直談論如何用英文商業書信和客戶建立 “商業關係”，從一開始的開發客戶、報價接單、處理抱怨、後續追蹤等。以專業術語來說，這一連串的往來即稱之為 “國際貿易”。不過，國際貿易聽其來好像深奧，說穿了就是做生意，也就是買東西和賣東西的事情。和在7-11、菜市場、家樂福買東西很像。唯一不同的是，在前述的地方購物，大家必須一手交錢一手交貨。
但在國際貿易時，買家可能遠在地球的另一端，而賣家的貨物小則數十公斤，重則好幾公噸，貨款也可能相當可觀，要當面銀貨兩訖簡直是不可能。這也是為何在報價時，賣方必須載明付款方式。幸運點，優質客戶會在生產前百分之百預付貨款，但這樣的發生率幾乎是零。不管是 30% 或 50% payment before production by T/T(電匯)，或是COD( 貨到付款)，還是看起來較有保障的L/C(信用狀)，都有其風險。
通常買方不會惡意拒付貨款，但有時基於自身經濟狀況，公司營運，或是其他不可預測的因素，會讓買家無法或不願付清貨款，而這對已依約生產並完成寄送貨品的賣方公司將會造成相當程度的損失。現就以下幾種常見狀況說明並提出建議。
狀況一：客戶太忙，真的忘記了
這是在催收貨款時最好處理的情形。您只需要正式但帶點幽默感的提醒客戶即可。可以這樣說：
Dear Mr./Ms.XXX: I believe that you already received the goods we produced for you. We hope that you find them satisfactory. Meanwhile, I understand that your Accounting Department is so busy paying and collecting money from other producers and buyers. As you know, we Taiwanese are too shy and too polite to run after our good customers like you asking for money. Would you please do me a favor to ask your colleague in Accounting Department not to forget to T/T the payment….
請注意，上述有一點小幽默，重點是，把忘了付款這件事推給會計部門，這樣和您聯繫的對方業務才會有台階可下。
狀況二：客戶遇到經濟困難
這時，您得旁敲側擊打探出客戶面臨的問題。但只要是人，都有自尊心，既然客戶就像是自家人，當然不要擺出得理不饒人的姿態要客戶付錢。您可以釋出善意，像是分期攤還等等，至於還款方式，還是得和主管商量。但在書信措辭上，請讓客戶有您願與其共同努力，度過難關的感動。
狀況三：拖拖拉拉, 妄想可以不付款
這種客戶不多，但遇到一個就夠了，若是幾經提醒，仍相應不理，大概就要有心理準備。這些客戶大約來自一些開發中國家，且政局不穩。建議如下：
1. 防範於未然：尤其第一次接單，若覺得風險很大，可於報價時直接調高價格，並且要求再生產前預付至少50%貨款，如果事後，客戶真的不願付尾款，我方也可以將損失降低。
2. 如果遇到奧客，故意賴帳，可以試試下列幾個步驟：
a) 先動之以情，去文告知公司已先行付給工人工資，若未及時收到客戶的款項將無法應付其他內部開銷，日後將會嚴重影響雙方的合作。
b) 有時候, 也可運用華人傳統習俗，對客戶柔性施壓，例如，可以在快過 Chinese New Year 的時候告知客戶，華人相信再過年前必定要結清所有帳務，否則將會在未來的一年招來厄運 (bad luck)。而且，年終也是給員工 yearly bonus 的時候，客戶及時結清的款項將使得所有辛苦的員工及其家人過個快樂的新年。總之，請運用想像力，任何節日，甚至一個單一事件都可以拿來大做文章。
c) 好了，如果您如此釋出善意，客戶仍無動於衷，只能使出殺手鐧了。告訴對方您及公司有多(regretful, disappointed或是frustrated)，別用像 angry 等強烈嫌惡對方的用語，還是留一點人情，或許將來會再合作。而您及公司將(給客戶一個 deadline )委請自家律師(沒有的話，也假裝有，已達施壓的目的) 採取法律行動，請客戶為了自身商譽, 盡速付款。
其實催款信的用意，並不在表達憤怒，甚至和客戶撕破臉，最重要的還是要客戶付款。請將客戶當作盟友般，用您的想像力說故事，讓客戶心中產生畫面，激發客戶的自尊心及同理心達成收回貨款的目的。若您當真遇上了鐵石心腸的大騙子，記取教訓，將他列入拒絕往來戶吧!