如果您對這篇文章的標題感到興趣，代表您將開啟嶄新的職業生涯。首先，別被商業英文書信這幾個字嚇到。台灣企業現在仍然還有不少以出口商品為主的中小企業，且多數銷往歐、美、日等國家，但國際商務多仍以英語為通用語言。
在這些公司工作的上班族除了經常需要撰寫公司或商品簡介之外，就是最常寫商用英文Email或書信。那麼自然地，嫻熟專業領域的英文專有名詞是最基本的語言技能之一。再來就是弄清楚將和您書信往來的對象，以及書信往來的主要目的，知己知彼，百戰百勝。以下就以上班族最常撰寫的開發客戶 Email 逐條說明：
商務英文Email寫作技巧實例
一. 主旨
一定要簡明扼要寫明來意，別用 “ Hello”或 “Greeting”. 這樣會顯得不尊重對方，比較好的例子，例如: Good Year, Inc. and our products will surely benefit your business.
二. 稱謂
千萬別學外國影集或是NBA球星的打招呼方式，來個 “Hi guys!”或是 ” Hey man, what’s up?” 就連用 ” Hello”都不恰當。請畢恭畢敬地在開頭寫下”Dear Madam or Gentleman:” 注意這個小小的” :”! 這絕對是第一次寫信給歐美商務人士的標準做法。
但如果您已參訪過客戶的公司網站並得知其主管或聯絡窗口人員之姓名，那就直接使用其名，例如: Mr. Johnson: 或是 Ms. Philp: (當不確定對方已婚或未婚, 對女性使用Ms. 較為禮貌) 其實，很多人都誤以為歐美人是很隨性。殊不知，他們在工作上是非常嚴謹且注重禮儀。
三 . 自我介紹(包含公司及產品)
在分秒必爭的國際商場上，沒有人會想看一封搞不懂能否為自己賺大錢的”垃圾信件”。 要如何避免絞盡腦汁寫出來的開發信被直接丟進垃圾桶呢？ 永遠記得誠實為上策” 以及”站穩立場，不卑不亢”。可以強調我方的優勢，例如：
1. 雖然市場上有許多廠商生產相同的產品，但我方擁有經驗豐富的員工，嚴格的品管，也可提及您的公司是否通過認證，例如ISO2000、ISO2005等，品質絕對略勝一籌。
2. 產品售出後的後續服務：包含使用方式諮詢，瑕疵品退換等。
3. 客訴管道暢通：我方將指派資歷完整的客服人員專門為客戶服務。
以上各項細節，請容稍後章節再說明分析。主要的重點就是要對自家公司及產品盡量隱惡揚善。
四. 結尾
在介紹完公司後，一定要再次懇請客戶給予合作的機會。並告知客戶自己將會同時以航空信件(UPS、EMS、Fed. Express )等方式將公司精美的型錄和樣品(如果有的話)寄出以供其參考。
但是，別草率地寄出報價單，一開始就亮出底牌只會讓未來的客戶失去興趣。不寄價單的好處是，當客戶收到樣品後覺得不賴，才會尋價，才能繼續連絡，才會提高日後合作的機會。這就是所謂的欲擒故縱。
五. 署名
別小看這部分。雖然是您完成了開發信。但建議您以公司負責人或是高階主管的名義署名，例如：
Mark Wang 或 Janice Chen
President 或 General Manager 等等
切勿使用您的名字在加上 on behalf of (意指以某人名義代寫) 主管的名字及職稱。如此一來對方認為不受重視，主管對您也會有 “功高過主”的不良印象，真是百害而無一利。
六. Follow up (後續追蹤關懷)
當一封文情並茂的英文商業信函寄出後，如果立刻得到對方的回應，真是可喜可賀。但大部分都不會如此順利。
請不要馬上奪命連環 call 或 send message。這樣只會讓客戶覺得這家公司的員工很閒。為什麼會閒？ 因為生意不好，為什麼生意不好？因為產品不優。所以請耐住性子，等個五到七天再去函關切，至於其中的技巧會在以後專文討論。
最後，再次確認拼字正確。上述的細節都注意到了，那就可以寄出信函，並且靜待客戶回應。下一次將探討如何成功接單，敬請期待。