之前開發信寄出後，客戶若有意願更了解您的公司，接著就是詢價了，外國客戶大都奉行： Business is business! 這是商界上的遊戲規則。 做生意就是要賺錢，尤其是剛開始和新的廠商合作。為客戶報價是非常嚴肅的事情，不是跟客戶做朋友，玩笑不得。當然，往後合作久了，互相信任，友誼會為未來的工作加分。但是這是剛開始接單，還是老話 “誠實為上”, “言出必行”。以下是四個報價重點：
1. 介紹自己
開發信得到客戶回應之後，您的上司把這個新客戶交由您來”照顧”。 那第一次書信往來得恭敬地自我介紹一番。只要說明自己的名字，職稱，服務內容即可。千萬別把祖宗三代及家中寵物細數一番。客戶沒空也沒興趣知道。女性更是不可自爆年齡，三圍，未婚，更別隨意附上美照。這可是讓客戶質疑您的專業度，大大扣分的行為。誰知道這封報價mail 會不會先被對方的老闆娘看到。請三思而後行。
2. 當天一定要回報
時間就是金錢，若是真的沒法立即報價，也一定要去函告知原因，例如：
由於貴公司對產品品質要求甚高，而我方基於重視每一位客戶，必須將您的需求仔細核對評估，才能提供貴公司最優惠的價格(best prices)。 因此我們需要和公司的專業生產人員( 技師、廠長等) 討論. 我方將於明天給貴公司回覆。
如果這真的是一個有潛力的客戶，看在老天的份上， 一天內算出價錢不是難事，不然客戶隨時會被搶走！
3. 條列細項，簡潔易懂
1) 產品名稱及編號( Item NO.)：
如果客戶沒給產品名稱，那您就替未來的產品起個名字，再加個編號。可以用客戶公司名稱的簡寫作為代碼，例如 Good Year, Inc 的第一個訂單可以 GY001 作為代碼，這樣方便您後續建檔和查詢，客戶將來追加訂單也省事不少。
2) 材質(Quality)：
a. 如果客戶以樣品詢價, 您可以寫上: as sample
b. 但如果您有把握可以在合理的價位上做出更好的品質，那麼千萬別太謙虛，直接指出樣品不足之處，並提出您改善品質的方案。這麼做，保證客戶印象深刻，就算價格稍高一點，客戶也會認為值得。
3) 數量及單價(Quantity & Prices)：
a. 當然數量越大，價格就越低。但一定要加上公司的利潤.
b. 記得貨幣單位一定要換算好，並寫清楚 美元、歐元、英鎊等等。
c. 載明報價效期，如: The price will be valid within three weeks. 等等。
4) 交貨期(Delivery)：
a. 千萬別寫 ASAP 或 We will do our best to finish the production on time.
b. 請和生產單位再三確認生產時間，並多加一 ~ 二個星期為突發狀況做緩衝。但如果是 rush order 就另當別論。
5) 寄貨方式(Shipping)：
因為客戶需自付運費，通常會自己提出您只需按只是寫在報價單上即可，例： by air, by sea, by UPS, by Fed. Express 等等。
6. 付款(payment): 新客戶通常是 50% before production and 50% after shipping
4. 請客戶盡快確認(confirm)訂單並再次表達感謝
在此只需表達銘謝惠顧之意，並再次確保您及公司同仁將寄全力為客戶生產高品質貨品。一定要請客戶對價單(Quotation)滿意後盡快給 Confirmation 以免延遲交貨。
相信參考上面四點，您一定能在客戶眼中建立專業及值得信賴的形象。保持下去，訂單一定會源源不絕。