在撰寫商業英文信函或向我們不熟悉的商務聯絡人發出英文電子郵件時，我們傾向於使用更正式的英文。如果您因為職場工作的需要正在自己學習英文，請務必看一看這裡教您的一些基本的商用英文用語。這篇文章將由 espressoenglish.net 的英語老師，以八個句子為例，清楚地解說如何將一般會話使用的口語英語轉換為更正式、更專業的商務英文。
Talk about vs. Discuss
一般的口語英語： I want to talk to you about the project. (我想跟你談談這個計畫方案。)
專業的商用英文： I would like to discuss the project with you.
解說：「I would like」 是表達你「想要」 的一種更禮貌的方式。「discuss」意指討論，對比「talk about」而言，這個單字是更正式的商務英文用語。另外請注意介詞的用法，我們在「discuss」之後不會使用「about」。使用 To discuss something with someone 以及 To talk to someone about something，這才是正確的介系詞用法。
Get in touch vs. Contact
非正式的： I’ll get in touch soon. (我很快就會聯繫。)
更正式的： I will contact you shortly.
解說：在正式的商業溝通中，我們應避免使用縮寫，這就是為什麼要將 I’ll 改為 I will。雖然 contact 和 get in touch 意思都是聯繫，但在商務英文裡，前者是更正式的字詞。此外，soon 這個字是可以在商業語言中使用，但選擇 shortly 會讓人聽起來比較正式一點。
Need vs. Be necessary
非正式的： You need to send in your application by June 30th. (您必須在6月30日前送出申請。)
正式用語： It is necessary to submit your application by June 30th.
解說：「It is necessary」 是更正式或間接的方式談論需求和要求，而且「submit」 是更正式的商用英文單字，它可用來替換 send in (提交)。
將口語英語轉換為商用英文
Sorry vs. Apologize
非正式的： Sorry it’s taking forever. (抱歉，還要很久。)
商業用語： We apologize for the delay. (我們為延誤道歉。)
解說：在口語英語中使用 sorry 是很常見的，但在更正式的商務溝通中，我們應使用 apologize 這個字，we apologize 是指您代表某個團體或公司道歉，或者 I apologize 是為您自己而道歉。It’s taking forever. 是一種誇大等待時間的非正式說詞，基本上這是指需要很長時間，但在商務英語中，使用 delay 這個單字會是更好的選擇。
Promise vs. Assure
非正式的： I promise to fix the problem right away. (我保證馬上解決問題。)
更正式的： I assure you that I will resolve the issue as soon as possible. (我向您保證，我會盡快解決問題。)
解說：「I assure you」 是一種更正式的承諾方式。將一個問題描述為「an issue」有助於最大限度地減少與「problem」相關的負面含義。要表示解決問題可以使用 resolve 或 solve 來替代 fix ，這樣會顯得比較正式。right away 意指馬上或在不久的將來，在商業英文中，要表示盡快的意思，最好使用「as soon as possible」或「immediately」。
Don’t forget vs. Would like to remind
口語英語： Don’t forget that you need to pay us by Friday. (不要忘記你須在週五前付款給我們。)
商務英文： We would like to remind you that payment is due by Friday. (我們想提醒您，付款在週五到期。)
解說：在日常英語中，我們使用 don’t forget 告訴別人別忘了某事，但在商用英文中，我們是用 we would like to remind you 這種更禮貌的方式來提醒別人記住一些事情。due 是指在某特定日期或之前到期，這意味著必須在該時間之前完成某事。
Also vs. In addition
非正式的： Also, please give us a list of your products. (還請給我們一份你的產品清單。)
較正式的： In addition, please provide us with a list of your products. (另外，請向我們提供您的產品清單。)
解說：在非正式的英語對話時，通常會先用 Also 或 And，再開始說一句話。然而在正式的商用英文裡，使用 In addition 聽起來會更好一點。另外，provide 比普通動詞 give 更正式，我們會說 someone provides you with something ，或是 someone gives you something。請注意其中介系詞的用法。
later vs. look forward to
口語英語： See you later. (稍後見。)
正式用語： I look forward to seeing you. (我期待見到你。)
當你期待將來看到某人時，非正式的說法是 see you later，但在商務溝通中，最好說 I look forward to seeing you.
如果你仔細看完這篇解說，相信您應該對非正式的口語英語和專業的商務英文在詞彙的使用選擇上有一個基本概念。如果您正在為自己的職業生涯學習英文，知道了如何將口語英語轉換為更合適的商業英文用語，未來勢必能夠提高您在職場上的專業語言能力。