學習辦公室英文就從這6個專業領域開始

如果你在職場工作經常需要使用英文溝通,為了給老闆、同事和客戶留下深刻的印象,你需要學好辦公室所使用的英文

在上班時我們經常會見到新朋友,進行專案計劃,發送電子郵件,甚至只是經常出入員工休息室裡閒逛。所有這些情況都各別有一些常用的英文對話或用語,如果您能夠熟練它們,當有需要時就可用得上。

學習以下介紹的辦公室英文用語和句子,您可應用於打招呼接聽電話、發送Email、閒聊等等場合裡。如果您學會這些職場英文,您在工作場所將不再害怕開口說英語,並且能夠與同事和客戶進行更多的對話,同時對自己的商務英語也會感到更有自信。

6個專業領域的辦公室英文

在這篇文章中會使用括號,這是句子的一部份,而您應該在[]裡填下對應使用的資訊。

一、辦公室會客

(Meeting People at the Office)
如果和陌生訪客初次見面,你不確定應該說什麼,在這種情況下,你可能會感到緊張。但值得慶幸的是,您可以熟記以下有用的辦公室英文用語和對話開場白,以便讓會客也是一種愉快和輕鬆的體驗。

1. 打招呼

(Saying “Hello”)
當你見到一個陌生人的時候,很高興用一個有禮貌的問候語開啟對話。您可能會用到的常用英文用語如下:

Hi, how are you today?

你好,今天還好吧?

Good morning./Good afternoon./Good evening.

早安/午安/晚安。

學習辦公室英文 – 接聽電話

2. 自我介紹

(Introducing Yourself)
向初次見面的新朋友自我介紹,並請教其姓名,這是職場的基本禮貌。以下是一些有用的英文句子,可以用來表明你的名字,並請教對方姓名:

I’m [your name], what’s your name?

我是[名字],請問貴姓大名?

I’m [your name], I don’t believe we’ve met.

我是[名字],我們應該沒見過面吧!

My name is [your name], I don’t believe we’ve met.

我的名字是[名字],我們應該沒見過面吧!

在你知道了對方的名字之後,接著用下列簡短句子表明你很高興相見:

It’s nice to meet you.

很高興見到你。

Pleased to meet you.

很高興見到你。

若要持續與剛見面的朋友交談,您可用下面一些常用英文問句(和回答方式),問一些關於對方背景的問題:

Where are you from?

你是哪一國人?

Reply: I’m from [your home country].

回答:我來自[國名]。

Where did you go to school/college/university?

你是哪個大學畢業?

Reply: I graduated from [university you attended] in [year you graduated].

回答:我在[畢業年份]畢業於[大學校名]。

3. 道別

(Saying “Goodbye”)
當結束談話的時候,可用下列英文句子再次禮貌地表明你很高興和對方見面:

It was nice to meet you.

很高興見到你。

I enjoyed meeting you.

很喜歡和你見面

Thank you for introducing yourself.

感謝您自我介紹。

另外,你也可以用幾種不同的英文用語對你的新朋友說“再見”,例如:

Take care.

保重。

Have a nice day/morning/afternoon/evening.

祝您有個美好一天/早晨/下午/晚上。

I hope you have a pleasant day.

希望你有個愉快的一天。

辦公室英文:Saying Goodbye

二、商業相關英文成語

(Business Related Idioms)
辦公室英文中也經常使用許多的英文成語,若要從字面上可能較難理解其意思。以下是您時常會碰到的常用 English idioms:

In the red.

意思:經營虧損、負債

Keeping your eye on the ball.

意思:小心謹慎地行動;保持專注於目標。

Steep learning curve.

意思:陡峭的學習曲線;需要大量的學習。

Back to the drawing board / Back to square one.

意思:重新開始;從頭再來。這兩個成語都是意指你的目標或計畫必須從新開始。

另外,您也需要熟悉一些英文縮寫或專門術語。例如:“24/7”表示“一直”,而“ASAP”是“As Soon As Possible.”的首字母縮略詞。您可以從這篇文章學習更多常用的商務英文成語。

熟悉這些英文成語或術語很重要,這樣你在辦公室聽到別人說的時候才不會感到一頭霧水。

三、在辦公室使用電話

(Telephone Use at the Office)

1. 接聽電話

(Answering the Phone)
您可能在電話交談裡給別人第一個印象。如果您不能預先知道和誰通話,那就應使用以下專業的英文問候語:

Hello, this is [your name] speaking.

您好,我是[名字]。

Hello, you’ve reached [your company’s name], this is [your name] speaking.

您好,這是[公司名字],我是[名字]。

2. 常用英文短語

(Common Phrases)
在通話過程中,您需要辨別來電者,並了解如何幫助對方。有時候,您可能無法理解來電者所說的內容,或是您在通話時可能會被另一通來電打斷。

您可牢記住以下一些有用的英文簡短句字,以便您準備以專業精神來處理電話。

May I ask who’s calling?

請問是哪裡找?

How may I help you?

請問有何貴幹?

Excuse me a moment, I’m getting another call.

請稍等一下,我正在接另一通電話。

I’m sorry, could you repeat that?

對不起,你能重複一遍嗎?

3. 結束通話

(Ending Your Phone Call)
使用以下這些常用英文句子能夠讓您很容易結束一個愉快的電話交談:

It was nice speaking with you.

很高興和你交談。

Have a nice day.

祝你今天愉快。

Have a nice afternoon.

祝你有一個美好的下午。

Thank you for calling.

感謝您的來電。

電話英文接聽例句

四、在辦公室發送電子郵件

(Email at the Office)

1. 適當的語言

(Appropriate Language)
英文電子郵件有時需要寫得很正式,但有時候也可以用輕鬆一點的語調和用語。因此,當您在寫英文Email時,了解發送的目的和接收的對象是非常重要的,這樣才能確保您能夠正確地使用適當的語言。

如果您寫英文電子郵件發送潛在雇主,就應該使用正式的格式。但是若只是為了快速通知而向同事發送的Email,則採用非正式而輕鬆的語調和用語可能是最好的。另外,請務必注意您辦公室環境中的文化,並據此來寫電子郵件。

2. 商業Email常見用語

(Common Parts of Business Email)
如上所述,您要確定了解Email的預期目的以及接收的對象,以便可以選擇電子郵件問候語和結束語的正確格式。

問候語(greetings):

正式:Dear Mr. Smith:

親愛的史密斯先生:

非正式:Hi, John,

嗨,約翰,

結束語(Closings):

正式:Sincerely, [your name].

正式或非正式:Thank you, [your name].

此外,您也可以在Email的末尾留下您的姓名,這被認為是更為非正式的結尾。

3. 常見錯誤

(Common Errors)
寫英文電子郵件可能會犯的最大錯誤是使用過度正式或過度隨意的語調。您可能會遇到的一些其他問題是拼寫錯誤和字詞誤用。英文寫作的一個常見問題是類似字詞的混淆,例如:

Their、They’re、There 或 It’s、Its 。

另外,有時候也很容易搞混了主詞和動詞一致性,例如:

正確句子:

“The projects announced at last month’s meeting are on track.”

錯誤句子:

“The projects announced at last month’s meeting is on track.”

另一個常見錯誤是混淆了“effect”和“affect”這兩個單字。一般來說,“effect”應該用作名詞,而“affect”則用作動詞。例句如下:

The advertising campaign had a positive effect on sales.

廣告活動對銷售產生了正面的影響。

I walk to work every day, so my schedule isn’t affected by traffic jams.

我每天都走路去上班,所以不受塞車影響。

但規則也有例外,例如這個句子:

“We effect change.”

最後,請務必要避免網使用英文縮寫和網路用語,比如 TTYL(talk to you later)或者像gonna (going to)這類型的俚語

五、辦公室的Small Talk

(Small Talk at the Office)

辦公室英文:寒喧閒聊

1. 打招呼

(Saying “Hi”)
在辦公室裡難免會結交一些較談得來的朋友,如果你在他們打招呼時,可以使用以下一些口語上常用的問候語,這樣聽起來會較輕鬆而自在,並拉近彼此的關係。

Hey. (嗨)

How’s it going? (你好嗎?)

What’s up?(近來怎樣阿?)

How’ve you been? (最近怎麼樣啊?)

2. 一般對話

(General Conversation)
如果你不知道該談些什麼話題,以下是一些閒聊時簡單的談話開場白:

Did you see the [sports team] game last night?

你昨晚看過[隊名]的比賽嗎?

How about this weather we’ve been having?

最近的天氣還好吧?

Did you do anything fun last weekend?

上週末你有何趣事嗎?

Got any exciting plans for the week?

這星期有令人興奮的計劃嗎?

3. 結束聊天

(Ending Your Chat)
當結束聊天要分手的時候,可用以下的用語:

See you later. (回頭見。)

Nice chatting with you. (很高興和你聊天。)

See you around. (回頭見。)

Bye. (再見。)

六、結束業務討論

(Ending a Business Discussion)
有時與老闆或同事簡單地說“bye”是不夠的。也許你需要指出,你重視他們與你的談話。在結束對話時,你可以說:

“I’ll get back with you on that tomorrow/next week/next month.”

這意味著你將來會再次繼續討論。

為了表示你對談話非常感謝,你可以說:

“I’m glad we could discuss this.”

在工作場所的一個新情況之下,不確定要說些什麼可能會令人感到不知所措。然而,如果能夠熟練並運用以上6個專業領域的辦公室英語用語和詞句,您將會對職場上的互動感到自信。

學習辦公室英文 - 接聽電話

這個初級英語教學影片能夠讓您學習電話英文中最常用的句子和詞彙。




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