如果您是一位職場新鮮人，您在新辦公室接聽商務英文電話會害怕嗎？ 大多數人到了新的工作環境，第一次接電話時，通常都會感到緊張。特別是在專業環境中，聽到電話聲響起，確實可能會令人生畏。來電者說得很快，而且在通話中有時聽不清楚他們說的話，因此接聽者會擔心寫下的電話留言不完整或有錯誤。但是不必擔心，這篇文章將教您接聽英文電話幫人留言時常用的表達用語和6個步驟，以便幫助您克服對電話的恐懼感。
接聽商業英語電話時，幫忙來電者轉達留言實際上遵循一個非常可預測的公式。這裡將向您說明您可以遵循的六個步驟，以確保您每次幫同事或老闆電話留言時，都能寫下完整的、無錯誤的訊息。接下來讓我們來看看典型的商務英語電話場景，以及那些句子或用語將有助於您替來電者轉達留話。
一、解釋來電者要找的人無法接聽電話
讓來電者知道他們要找的人現在無法跟他/她通話。通常接聽者會先道歉說：
1) Sorry, I’m afraid…
(對不起，我很抱歉……)
2) My apologies, but…
(我很抱歉，但……)
然後解釋具體情況。如果您不能或不想解釋來電者要找的人無法接聽電話的原因，請使用以下常用的表達用語：
3) …Ms. Smith is not available.
(…… 史密斯女士不在。)
4) …Ms. Smith can’t come to the phone right now.
(…… 史密斯女士現在無法接電話。)
如果您願意更進一步說明原因，您可以參考以下句子來說：
5) …Ms. Smith is currently in a meeting.
(…… 史密斯女士目前正在開會。)
6) …Ms. Smith is currently on the other line/on another call.
(…… 史密斯女士目前通話中。)
7) …Ms. Smith is out of the office/away on vacation/away on a business trip.
(…… 史密斯女士外出/休假中/出差。)
8) …Ms. Smith has just popped out of her office for a minute.
(…… 史密斯女士一分鐘前剛離開辦公室。)
二、詢問來電者的姓名和電話號碼
當您詢問來電者訊息時，通常應該使用情態動詞(modal verb)“may”或是“could”代替動詞“can”，這是很重要的禮貌形式。因此您可參考以下常見的問句來確認您正在與誰交談：
9) May I know who’s calling?
(我可以知道您的姓名嗎？)
10) May I know who I’m speaking to?
(我可以請教貴姓大名嗎？)
11) May I have your name please?
(我可以請教你的名字麼？)
12) Could I take down your name and number please?
(我可以寫下你的名字和電話號碼嗎？)
三、提議來電者留言
您現在要做點好事幫忙來電者留言！請使用情態動詞(modal verb)“could”、“would”或是“may”開頭的問句來開始詢問對方是否要留言，以下是一些參考用語：
13) Would you like to leave Ms. Smith a message?
(您想留言給Ms. Smith嗎？)
14) May I take a message?
(我可以幫您留言嗎？)
當然囉，您還可以建議其他方式，例如說：
15) Would you like to try back later?
(你想稍後再來電嗎？)
16) Could you call back at [time]?
(你可以在[時間]回電嗎？)
17) Is there someone else you would like to speak to?
(你想和其他人談話嗎？)
四、請求來電者說明清楚留言
一旦來電者開始說出留言，如果不理解或根本沒有聽清楚對方說的話，請務必要求對方說明清楚。最好是把來電者的留話寫清楚，以免轉達不正確的訊息。以下一些用語可以幫助您詢問第一次可能沒有聽清楚的訊息。
18) I’m sorry, I didn’t catch that.
(對不起，我沒聽清楚。)
19) Sorry, could you repeat that please?
(對不起，你能再說一遍嗎？)
20) Sorry, the connection isn’t very good, do you mind speaking a little louder please?
(對不起，電話線路不是很好，你介意說大聲一點嗎？)
21) Sorry, I missed that last bit. Did you say…?
(對不起，我遺漏了最後一點，你剛才是說……？)
五、核對來電者的留言
您現在差不多要完成來電者的留言了，您需要做的就是再核對一次內容，以確認您已將對方要傳達的話全部寫下來了。這時您可使用以下一些句子來對話：
22) Let me check that I got this right. You said…
(讓我核對一下我是否寫正確了，你說……)
23) To confirm, you said…
(為了確認一下，你說……)
24) I’ll repeat your message… Is that correct?
(我會重複你的留言……這是對的嗎？)
25) Is there anything else I can help you with?
(我還可以幫你什麼忙嗎？)
六、說再見
到目前為止處理得好！最後一個步驟是跟來電者說再見，並且告訴對方放心，您會將他/她留的話轉達給當事人，您可參考以下常見的用語來結束通話：
26) Thank you for call, I’ll pass your message to Ms. Smith.
(謝謝你的來電，我會把你的留話轉達給Ms. Smith。)
27) I’ll make sure Ms. Smith gets your message. Thank you, have a nice day.
(我會確保Ms. Smith收到你留的訊息。感謝您，祝您今天愉快。)
正如以上您所看到的，一旦掌握了6個步驟和有用的表達用語，您在接聽商務英語電話時，禮貌地寫下來電者的留言，並代為轉達並不是那麼困難，您下次在辦公室接聽電話時，再也不會感到猶豫不決。