客戶訂購的貨品終於完成，也許在要出貨之前，您就發現了品管人員所沒發現的錯誤。也許是在客戶收到貨品之後幾天，您在信箱中發現了一封五雷轟頂的抱怨信。甚至，在生產的過程中，生產人員就發現了錯誤，這該怎麼辦？以下三個步驟即是處理客訴抱怨的標準流程：

開發信寄出後，客戶若有意願更了解您的公司，接著就是詢價。為客戶報價是非常嚴肅的事情。剛開始接單，還是老話 “誠實為上”, “言出必行”。請參考這四個報價重點：1. 介紹自己。2. 當天一定要回報。3. 條列細項，簡潔易懂。4. 請客戶盡快確認(confirm)訂單並再次表達感謝。

如果您是一位英文業務秘書，英文寫作能力媲美母語人士，寫了開發信為公司爭取到了訂單，您絕對還要比同事擁有更高段的 “公關技巧” ，請您務必對客戶做好三件事：一、回報生產進度。二、建立彼此歸屬感。三、文化交流。